Jokaiselle seuran järjestämälle kuntosuunnistustapahtumalle kannattaa nimetä vastuuhenkilö. Hän hankkii järjestelyissä tarvittavan muun henkilöstön ja sopii heidän kanssa työnjaosta. Järjestelyissä tarvittava henkilöstömäärä riippuu tapahtuman koosta, paikasta ja järjestelyperiaatteista.
Eräissä seuroissa on havaittu hyväksi nimetä tapahtumille erillinen valvoja tai yhteyshenkilö. Hän on usein seuran kuntosuunnistusjaoston tai –tiimin jäsen, joka auttaa ja neuvoa järjestäjiä, seuraa järjestelyjen pysymistä aikataulussa ja voi myös valvoa että ratasuunnittelu vastaa kuntorasteille asetettuja tavoitteita.
Kuntosuunnistustapahtuman järjestäjien koulutus toteutetaan tarpeellisessa laajuudessa ennen kauden alkua. Erityisen tärkeä koulutus on uusille järjestäjille. Koulutukseen voi sisältyä seuraavia kokonaisuuksia
- kuntosuunnistustapahtuman valmistelu ja toteutus
- ratasuunnittelu ja karttojen tulostaminen
- aloittelevien kuntosuunnistajien ohjaus.
Suomen Suunnistusliitto järjestää tarvittaessa koulutusta seuroille kuntosuunnistusten järjestämisestä. Yhteyshenkilönä toimii harrastepäällikkö Heikki Liimataiseen, heikki.liimatainen(a)suunnistusliitto.fi, 040 867 1217.